← Zur Anmeldung · Impressum · Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: 03.11.2026 (Entwurf, vor Veröffentlichung rechtlich prüfen)

1. Verantwortlicher

Tomas Gerlitz, Am Mühlrain 34, 74909 Meckesheim (Kontakt siehe Impressum).

2. Wofür wir Daten verarbeiten

Diese Software dient der Verwaltung unseres Immobilienbestands. Verarbeitet werden Daten zu Objekten, Wohneinheiten, Mietverhältnissen (Namen, Kontaktdaten, Miet- und Kautionsdaten, Zahlungseingänge ohne Kontonummern), Darlehen und Verträgen, Dokumente, Fotos von Übergabeprotokollen, Schadensmeldungen von Mietern (siehe Abschnitt 9) sowie E-Mails. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mietverträge), lit. c (gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, z. B. steuerlich) und lit. f (ordnungsgemäße und sichere Verwaltung). Bonitäts- und SCHUFA-Daten werden in dieser Software nicht gespeichert.

3. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies, ohne die die Anmeldung nicht funktioniert: ein Sitzungs-Cookie (sessionid, nur nach Anmeldung, endet nach spätestens 8 Stunden oder beim Abmelden, nicht per Skript lesbar) und ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Formulare (csrftoken). Beide dienen nicht der Wiedererkennung zu Werbe- oder Analysezwecken. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig, deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Es gibt kein Tracking, keine Statistik-Dienste, keine Werbung und keine externen Schriften, Skripte oder Karten; alle Inhalte kommen von diesem Server.

4. Server-Protokolle und Änderungshistorie

Der Server verarbeitet technisch bedingt die IP-Adresse und Zugriffszeit. Zusätzlich protokolliert die Software in einer Änderungshistorie, welches Konto wann welche Daten angelegt, geändert, importiert oder exportiert hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachvollziehbarkeit und Schutz der Daten).

5. Zugriff und Empfänger

Zugriff haben nur die Personen mit persönlichem Konto und abgestuften Rechten je Bereich. Technische Dienstleister (Hosting, E-Mail-Anbieter): [Anbieter nach Auswahl eintragen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag]. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht (z. B. Steuerberater, Behörden) oder Sie eingewilligt haben.

6. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange das Mietverhältnis besteht und gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen (in der Regel 6 bis 10 Jahre nach Ende für steuerrelevante Unterlagen), danach werden sie gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die im Impressum genannte Adresse. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt, Zugriffe sind durch persönliche Konten, Rollen und eine Sperre nach wiederholten Fehlversuchen geschützt. Hochgeladene Fotos werden von versteckten Daten (z. B. Aufnahmeort) bereinigt. Dateien sind nur nach Anmeldung und mit passendem Recht abrufbar.

9. Schadensmeldungen über das Mieterformular

[Entwurf, vor Livegang rechtlich prüfen] Mieter erhalten von uns einen persönlichen Link zu einem Meldeformular. Der Link ordnet die Meldung Ihrer Wohnung zu; Sie müssen kein Konto anlegen. Verarbeitet werden Ihre Angaben im Formular (Titel, Bereich, Beschreibung) und freiwillig hochgeladene Fotos, außerdem die Zuordnung zu Ihrem Mietverhältnis und der Zeitpunkt der Meldung. Zweck ist die Bearbeitung und Behebung des Schadens, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mietvertrags) und lit. f (Schutz des Gebäudes vor Folgeschäden).

Bitte fotografieren Sie nur den Schaden, keine Personen und keine Dokumente. Fotos werden von versteckten Daten (z. B. Aufnahmeort) bereinigt. Zur Missbrauchsabwehr zählt der Server kurzzeitig (höchstens 24 Stunden) die Zahl der Meldungen je Link und die Zahl fehlerhafter Aufrufe je IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf der Meldeseite wird nur das technisch notwendige Cookie csrftoken gesetzt.

Zur Behebung geben wir die Schadensbeschreibung und die Adresse der Wohnung an einen beauftragten Handwerksbetrieb weiter, ohne Ihren Namen; der Betrieb vereinbart den Termin über uns. Meldungen werden gelöscht, wenn der Schaden behoben und die Gewährleistungs- und Nachweisfristen abgelaufen sind.